چگونه یک نرم افزار حسابداری مناسب انتخاب کنیم؟

نخستین گام در انتخاب نرم‌افزار حسابداری این است که به آنالیز مناسب نیازهای مدیریتی و مالی خود بپردازید.

نرم افزار حسابداری چیست؟

نرم افزار حسابداری(انگلیسی: Accounting software) توصیفی از یک نوع اپلیکیشن نرم افزاری است که ثبت و پردازش معاملات حسابداری در ماژول های تابعی مانند حساب های قابل پرداخت، حسابهای دریافتنی، حقوق و دستمزد، و تراز آزمایشی را برعهده دارد که به عنوان یک سیستم اطلاعات حسابداری عمل می کند.

نرم افزار حسابداری به نوعی نقش یک کمک دفتردار یا حسابدار را در سازمان ها، شرکت ها و … برای ثبت و گزارش اطلاعات حسابداری در معاملات مالی به خود می گیرد.

یک کلاس از نرم افزار های کامپیوتری و یا برنامه ای نرم افزاری است که کمک می کند تا حرفه حسابداری به ساده ترین شکل انجام بگیرد

مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری

تولید اتوماتیک سند: فاکتورها به صورت سریع و دقیق، اسناد، یادداشت های اعتباری، سفارشات خرید، اظهارات چاپ و حقوق و دستمزد همه به طور خودکار انجام می شوند.

به روز بودن اطلاعات: استفاده از نرم افزار حسابداری سبب می شود تا حسابداری سوابق به طور خودکار و به روز محاسبه گردد و به همین ترتیب مانده حساب (برای مثال حساب های مشتری) همیشه به روز خواهد بود.

دقت: فضای کمتری برای خطا وجود دارد برای نمونه تنها یک ثبت حسابداری برای هر معامله به جای دو یا سه ثبت برای یک سیستم دستی مورد نیاز است.

در دسترس بودن اطلاعات: داده ها فورا در دسترس هستند و می توانند در هر مکان و زمان در دسترس کاربران مختلف قرار بگیرند.

مدیریت اطلاعات: گزارش های تولیدی می تواند به مدیریت در جهت کنترل کسب و کار کمک کند، به عنوان مثال تجزیه و تحلیل سالانه بدهکاران نشان می دهد که حساب های مشتری سر رسیده و حساب سود و زیان و ترازنامه را با روند بهتری به اتمام می رسد.

خوانایی: با استفاده از نرم افزار حسابداری میتوان اطلاعات حسابداری را چاپ کرد بنابراین خوانایی بالای اسناد چاپی سبب افزایش بهره وری حسابداری می گردد.

بهره وری: استفاده بهتر از منابع و زمان باعث می شود تا جریان نقدی از طریق جمع آوری بدهی، بهتر و کنترل موجودی بهبود یابد.

چگونه یک نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار خود پیدا کنیم؟

 

شناخت نیازها

قبل از هرچیز باید شناخت خوبی از نیازهای خودتان و سایر همکارانتان داشته باشید، به عنوان نمونه چه ملاک‌هایی برای شما از اهمیت خاصی برخوردار هستند. سهولت کاربری، کاربرپسندی، سرعت کار با سیستم، گزارش‌های جامع و متنوع و جامعیت سیستم حسابداری، ملاک‌هایی هستند که معمولا در خرید محصولات نرم افزاری مهم تلقی می‌شوند، شما به عنوان یک حسابدار و سایر همکارانتان، کدام یک ازاین ملاک‌ها برایتان از اهمیت یا اولویت خاصی برخوردار است. با تهیه یک چک لیست، می‌توانید ملاک‌های موردنظرتان را وارد کنید و در جلساتی که با همکارانتان یا شرکت‌های نرم‌افزاری دارید این ملاک‌ها را اولویت بندی کنید.

نوع سیستم حسابداری

بعد از شناسایی و اولویت بندی نیازهای خودتان و همکارانتان نوبت به نوع سیستم حسابداری می‌رسد، که بسته به تعداد کارکنان، وسعت شرکت، نوع کسب و کار یا فرآیند کاری، متفاوت هست. به عنوان نمونه نرم‌افزار فروشگاهی مناسب کار یک شرکت بازرگانی یا خدماتی نیست، یا شرکتی که تیم فروش و واحد حسابداری گسترده‌ و انبار دارد باید بدنبال نرم‌افزار حسابداری جامعی باشد که تمامی فرآیند و کار مجموعه اش به شکل یکپارچه سازماندهی و مدیریت شود. در این مورد باید مدنظر داشته باشید که اگر یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی خوب و شناخته شده است، دلیل نمی‌شود برای شما که کسب و کارتان بازرگانی یا خدماتی هست مناسب باشد.

امکانات جانبی

امکانات جانبی شامل تمامی تسهیلاتی می‌شود که فروشنده برای شما در نظر می‌گیرد. برای نمونه برخی از شرکت‌های نرم‌افزاری با خرید محصول یا طی زمانی که قرارداد پشتیبانی دارید، نسخه‌های بروز شده نرم‌افزار را رایگان در اختیارتان قرار می‌دهند. همچنین مدت دوره‌های آموزشی، مدت زمان پشتیبانی و شرایط پشتیبانی را می‌توان در این عامل قرار داد.

بودجه و هزینه

آخرین عامل در انتخاب نرم‌افزار حسابداری مناسب برای کسب و کارتان، بودجه و هزینه است که البته باید کمترین اهمیت را به این عامل بدهید چرا که شما براساس نیازها، نوع کسب و کار و سایر ملاک‌هایی که به شکل کلی ذکر شد باید دست به انتخاب بزنید و در صورتی که دو محصول نرم‌افزاری با توجه به سایر عوامل در شرایط مساوی و یکسان برای انتخاب قرار گرفته اند، آن وقت عامل هزینه می‌تواند به شما در انتخاب کمک کند.

همه این عوامل دست به دست هم می‌دهند تا بهترین انتخاب را با توجه به نوع کسب و کارتان داشته باشید و در نهایت بهترین و مناسبترین نرم‌افزار حسابداری را که برای کسب و کارتان مناسب هست انتخاب کنید. باید یادآور شد که با کسب تجربه و مطالعه بیشتر می‌توانید عوامل مهم دیگری را نیز شناسایی کنید که به شما درانتخاب نرم‌افزار حسابداری مناسب کمک خواهند کرد.

انواع نرم افزار حسابداری موجود در بازار

طیف نرم‌افزارهای حسابداری موجود برای کسب‌و‌کارهای کوچک و متوسط مرتبا درحال رشد است اما در حال حاضر چند دسته کلی برای انتخاب از میان آن‌ها وجود دارد:

– بسته حقوق و حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک
– برنامه‌های نرم‌افزاری مدیریت کسب‌و‌کار
– برنامه‌های کاربردی آنلاین تحت وب و نرم‌ افزارهای رایگان.

در زیر به شرح هر دسته و ذکر نمونه‌هایی از محصولات محبوب در هر گروه می‌پردازیم:

 

الف) برنامه حقوق و حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک

بسیاری از محصولات پرفروش در این گروه قرار دارند که از طریق ایجاد ابزارهای حسابداری، گزارشاتی که برای استفاده از اطلاعات مالی خود به آن‌ها نیاز دارید را فراهم می‌کنند که پاسخگوی اغلب نیازهای کسب‌و‌کارهای کوچک هستند. از پرفروش‌ترین آن‌ها در خارج از کشور می‌توان به QuickBooks Intuit اشاره کرد که در ورژن‌های مختلف موجود است و نسخه‌ای از آن را می‌توان در بخش add-ons در فایرفاکس یافت. Peachtree . یکی دیگر از محصولات محبوب و پرفروش در این زمینه است.

در ایران نرم افزار هایی مانند :

– هلو محصول شرکت طرفه نگار
– سپیدار محصول شرکت سپیدار سیستم
– قیاس محصول گروه نرم افزاری سیاق
– نرم افزار حسابداری سما (سیستم مالی ارگس ) محصول شرکت داده پردازان ارگس

جزء نرم افزار های محبوب می باشند که برای کسب و کارهای کوچک طراحی و تولید شده اند.

ب) نرم‌ افزارهای مدیریت کسب‌و‌کار

در این گروه نرم‌افزارهایی با قیمت بالا‌تر و امکانات بیشتر قرار می‌گیرد که معمولا شامل دیگر توابع مالی که در پیگیری مناسب کسب‌و‌کار نیاز دارید نیز می‌شود مانند کنترل موجودی، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، صدور صورت‌حساب، خرید و حتی مدیریت منابع سازمانی (ERP)

از محبوب‌ترین نرم افزار‌ها در این حوزه در خارج از کشور می‌توان به netsuite و SAP و Oracle و Microsoft Nav اشاره کرد که هر آنچه را در حوزه مالی بدان نیاز دارید در یک جا گرد آورده‌ است.

در ایران نیز نرم افزارهایی مانند :

– همکاران سیستم
– تدبیر محصول پردازش موازی سامان
– رایورز
– نرم افزار حسابداری باتیز محصول شرکت داده پردازان ارگس

دارای امکانات وسیعی هستند که می توانند بهترین گزینه ها برای کسب و کارهای بزرگتر باشند.

 

برچسب ها

مطالب مرتبط

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Close